Huishoudelijk Reglement
van de Wijkvereniging en het Wijkberaad
Bohemen-Waldeck-Kijkduin
DEFINITIES
Artikel 1
In dit Reglement wordt verstaan onder:
Wijkvereniging: de Wijkvereniging Bohemen-Waldeck-Kijkduin zoals opgericht op 10 mei 1945;
Wijkberaad: het beraad van de bewoners van het werkgebied en het geheel van activiteiten van belangenbehartiging en samenlevingsopbouw als bedoeld in artikel 2, lid 2 onder h van de Statuten ten behoeve van alle of een deel van de bewoners van het werkgebied en zoals erkend door het gemeentebestuur van Den Haag;
Statuten: de Statuten van de Wijkvereniging zoals deze laatstelijk werden gewijzigd bij akte van 30 december 1996;
Werkgebied: het gebied zoals omschreven in artikel 1 lid 3 van de Statuten;
Algemene Vergadering: de Algemene Vergadering van de leden van de vereniging zoals bedoeld in artikel 12 van de Statuten;
Leden: de leden van de vereniging zoals bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
Bewonersvergadering: een bijeenkomst waartoe alle bewoners van het werkgebied worden uitgenodigd;
Bestuur: het bestuur van de Wijkvereniging, tevens vormend het bestuur van het Wijkberaad;
Verenigingsjaar: de periode van 1 januari tot en met 31 december van elk jaar samenvallend met het boekjaar (artikel 15 van de Statuten).
ALGEMENE BEPALING
Artikel 2
De bepalingen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement ten aanzien van de vereniging en haar leden zijn – tenzij uit de aard der bepaling anders blijkt – voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing ten aanzien van het wijkberaad en de wijkbewoners.
HET WIJKBERAAD
Artikel 3
a. Ingevolge artikel 2, lid 2 onder h van de Statuten functioneert in het werkgebied een door het gemeentebestuur van Den Haag erkend Wijkberaad.
b. Het doel van het Wijkberaad is de behartiging van aangelegenheden die voor het gehele of een gedeelte van het werkgebied en de desbetreffende bewoners van belang zijn op het terrein van samenlevingsopbouw, ruimtelijke ordening, welzijn en milieu, verkeer en vervoer en andere aangelegenheden die door de Bewonersvergadering als belangrijk worden aangemerkt.
c. Het bestuur van de Wijkvereniging vormt tevens het bestuur van het Wijkberaad; de leden van het bestuur van de Wijkvereniging vervullen dezelfde functie ten behoeve van het Wijkberaad.
d. Het bestuur is bevoegd op te komen voor de belangen van alle bewoners van het werkgebied. Van de te ondernemen acties houdt het bestuur de bewoners door middel van het wijkinformatieblad en de website zoveel mogelijk op de hoogte.
e. Het bestuur belegt tenminste eenmaal per jaar bij voorkeur in de maand oktober of november een bijeenkomst waarvoor alle bewoners worden uitgenodigd: de Bewonersvergadering. De oproep voor een Bewonersvergadering geschiedt door middel van een schriftelijke kennisgeving in het wijkinformatieblad of anderszins welke kennisgeving tenminste veertien dagen voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bewoners moet zijn.
In deze najaarsvergadering legt het bestuur aan de hand van een schriftelijk jaarverslag verantwoording af van de in het kader van het Wijkberaad in het afgelopen jaar ondernomen acties en activiteiten, informeert over nog lopende aangelegenheden en spreekt zijn voornemens uit voor het komende kalenderjaar.
HET BESTUUR
Artikel 4
a. Conform artikel 9 van de Statuten worden de bestuursleden gekozen door de Algemene Vergadering van de Wijkvereniging; de voorzitter, de secretaris en de penningmeester in functie.
b. Het bestuur is belast met het geven van leiding en sturing aan de Wijkvereniging en het Wijkberaad.
c. Het bestuur kiest uit zijn midden een vice-voorzitter, die bij ontstentenis van de voorzitter als waarnemend voorzitter optreedt.
d. Het bestuur kan uit zijn midden een 2e secretaris en een 2e penningmeester kiezen. Ter assistentie van de penningmeester kan het bestuur al dan niet uit zijn midden een administrateur benoemen.
e. Het bestuur stelt aanvullend op de statutaire bepalingen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de bestuursleden vast en zorgt voor een evenredige verdeling van de werkzaamheden. De taakverdelingen en taakomschrijvingen worden binnen drie maanden na wijziging van de bestuurssamenstelling schriftelijk vastgelegd.
f. Het bestuur benoemt de vertegenwoordigers namens het Wijkberaad in die organen die conform de gemeentelijke aanwijzingen vertegenwoordiging van het wijkberaad behoeven of waarin het dienstig wordt geacht als wijkberaad vertegenwoordigd te zijn.
g. Het bestuur wordt ondersteund door het bureausecretariaat.
Artikel 5
a. Het bepaalde in artikel 9, lid 3 van de Statuten ten aanzien van de voordracht van bestuursleden is eveneens van toepassing op het herkiezen van volgens het rooster aftredende bestuursleden, als bedoeld in lid 5 van dat artikel.
b. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 9, lid 5 van de Statuten zullen bestuursleden als regel slechts tweemaal voor een herbenoeming worden voorgedragen. In die gevallen dat er geen kandidaten voor benoeming zijn voorgedragen, kan het betrokken bestuurslid worden herbenoemd tot het moment dat de vacature vervuld kan worden, met een maximum van 3 jaren.
c. Over personen en over voordrachten van bestuursleden wordt in het bestuur schriftelijk gestemd. Over zaken wordt mondeling gestemd.
d. Binnen drie maanden na een wijziging in de samenstelling van het bestuur stelt het dagelijks bestuur een rooster van aftreden vast. Met het oog op de continuïteit zullen voorzitter en secretaris niet tegelijkertijd aftreden.
VERGADERINGEN VAN HET BESTUUR
Artikel 6
a. Het bestuur bepaalt wanneer en waar een bestuursvergadering wordt gehouden. Op schriftelijk verzoek van tenminste drie bestuursleden is het bestuur verplicht uiterlijk binnen drie weken na dagtekening van een zodanig verzoek een bestuursvergadering bijeen te roepen. De datum van een volgende vergadering zal als regel een maand van te voren bekend zijn.
b. Het bestuur wordt schriftelijk bijeengeroepen onder bijvoeging van een agenda van de te bespreken punten. Over niet op de agenda vermelde onderwerpen kan alleen met algemene stemmen van het aantal in functie zijnde bestuursleden worden beslist.
c. Besluiten van het bestuur worden genomen met een meerderheid van het aantal in functie zijnde bestuursleden.
d. Bij het staken der stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. De voorzitter kan echter besluiten het voorstel in de volgende vergadering opnieuw in stemming te brengen. Staken de stemmen dan opnieuw, dan is het voorstel verworpen.
e. De secretaris houdt de notulen bij, tenzij het bestuur besluit, dat met een besluitenlijst kan worden volstaan. De notulen respectievelijk de besluitenlijst worden in de eerstvolgende vergadering door het bestuur vastgesteld.
VERSLAGLEGGING EN VERANTWOORDING
Artikel 7
a. Het bestuur ziet erop toe, dat zodanige aantekening van de vermogenstoestand wordt gehouden, dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
b. Na afloop van het boekjaar legt de penningmeester uiterlijk vóór 1 april een financieel verslag bestaande uit de balans, de staat van baten en lasten en toelichtingen daarop, samen vormend het financieel verslag over het afgelopen jaar, voor aan het bestuur.
c. De secretaris legt na afloop van het jaar uiterlijk vóór 1 april een schriftelijk verslag van de gang van zaken in de vereniging en het gevoerde beleid voor aan het bestuur.
d. Het bestuur stelt het financieel verslag van de penningmeester en het jaarverslag van de secretaris vast en legt een door alle leden van het bestuur getekend exemplaar van deze stukken voor aan de Algemene Ledenvergadering. Ontbreekt de handtekening van een of meer der bestuursleden, dan moet de reden daarvan worden vermeld.
e. De goedkeuring van voornoemde stukken door de Algemene Vergadering strekt het bestuur tot decharge.
f. Over de besteding van de ten behoeve van het Wijkberaad van de gemeente Den Haag ontvangen subsidies wordt (behalve in het financieel verslag) tevens verslag gedaan aan de bewonersvergadering als bedoeld in artikel 3, sub e van dit Reglement.
ALGEMENE LEDENVERGADERING
Artikel 8
a. In de schriftelijke oproep van een Algemene Ledenvergadering worden de te behandelen onderwerpen vermeld.
b. In de vergadering als bedoeld in artikel 12, lid 1 van de Statuten komen – met inachtneming van artikel 13 van de Statuten – tevens aan de orde de begroting en de vaststelling van de contributie van het komende jaar.
leder lid heeft de bevoegdheid op een ledenvergadering naar aanleiding van de onderwerpen van de agenda het woord te voeren. De voorzitter heeft de bevoegdheid de beraadslagingen over een onderwerp te sluiten, tenzij de vergadering anders beslist.
d. Tenzij de Statuten anders bepalen worden alle besluiten genomen met een meerderheid van het aantal ter vergadering uitgebrachte stemmen op een door de voorzitter te bepalen wijze. Ongeldige en blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
e. Bij het staken der stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij het stemmen over personen niemand de meerderheid van stemmen behaald, dan vindt een herstemming plaats tussen de twee personen die de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij gelijke aantallen stemmen beslist het lot op een door de voorzitter te bepalen wijze.
f. Indien bij een benoeming slechts één persoon kandidaat is gesteld, kan deze benoeming bij acclamatie plaatsvinden, tenzij een der aanwezige stemgerechtigden schriftelijke stemming verlangt.
DE BEWONERSVERGADERING
Artikel 9
a. In de schriftelijke oproep voor een Bewonersvergadering worden de te behandelen onderwerpen vermeld.
b. De inspraak in de Bewonersvergadering over de onderwerpen van de agenda geldt voor alle meerderjarige bewoners van het werkgebied.
c. Op verzoek van tenminste 30 direct belanghebbende bewoners bij een door hen te omschrijven aangelegenheid belegt het bestuur binnen vier weken een buitengewone Bewonersvergadering waartoe ook andere belanghebbende bewoners worden uitgenodigd.
LEDEN
Artikel 10
a. Een meerderjarig gezinslid van een lid kan in alle zaken de vereniging betreffende als zijn vertegenwoordiger optreden.
b. Het lidmaatschap van degene, die niet tijdig schriftelijk zijn lidmaatschap heeft opgezegd en evenmin ondanks herhaalde aanmaningen zijn contributie heeft betaald, wordt geacht niet meer te voldoen aan de vereisten van het lidmaatschap als bedoeld in artikel 5 onder c van de Statuten.
COMMISSIES EN WERKGROEPEN
Artikel 11
a. Het bestuur, de Algemene Ledenvergadering of de Bewonersvergadering kunnen voor bepaalde taken of aandachtsgebieden commissies of werkgroepen in het leven roepen.
De samenstelling, werkwijze en bevoegdheden van een commissie of werkgroep worden geregeld door het orgaan dat tot instelling heeft besloten. In commissies of werkgroepen kunnen ook niet-leden worden benoemd.
c. De commissies en werkgroepen houden het bestuur op de hoogte van de gang van zaken en leggen tenminste eens per jaar verantwoording af aan het orgaan, dat tot instelling heeft besloten.
d. De Wijkvereniging kent onder meer de volgende commissies:
-een activiteitencommissie
-een redactiecommissie Verenigingsblad
Het Wijkberaad kent onder meer de volgende commissies en werkgroepen:
-een commissie Ruimtelijke Ordening en Welzijn en Milieu;
waaronder een werkgroep Ogen en Oren
-een redactiecommissie Wijkinfo;
De leden van deze commissies worden benoemd en ontslagen door het bestuur. Zij functioneren met een grote mate van zelfstandigheid, maar treden niet zelfstandig naar buiten op, dan in overleg en overeenstemming met het bestuur.
Artikel 12
a. De beide redactiecommissies hebben redactionele vrijheid, maar zullen niet overgaan tot publicatie van standpunten die afwijken van de standpunten van het bestuur, de Algemene Vergadering of de Bewonersvergadering.
b. Als uitwerking van artikel 2, lid 2 onder g van de Statuten verzorgt de redactiecommissie van het Verenigingsblad voor de leden enkele keren per jaar een uitgave. Ter informatie van alle bewoners verzorgt de redactiecommissie van de Wijkinfo enkele keren per jaar een wijkinformatieblad dat huis aan huis wordt verspreid.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 13
Dit Huishoudelijk Reglement wordt vastgesteld en gewijzigd op een Algemene Vergadering van de Wijkvereniging met een meerderheid van stemmen. Het wordt daarna ter kennisneming voorgelegd aan de eerstvolgende Bewonersvergadering.
Artikel 14
In de gevallen waarin de Statuten of dit Huishoudelijk Reglement niet voorzien beslist het bestuur.
Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 15 mei 2014.